بیش از دو دهه از تجربه سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی در استفاده از نرم‌افزارهای اداری و مالی دیدگاه می گذرد. همین سابقه در تجربه کاربران موجب شده سئوال «سیستم اتوماسیون اداری چیست؟» به سئوال «تحولات جدید سیستم اتوماسیون اداری چیست؟» تبدیل شود. برخی از این تحولات را می‌توان را در موارد زیر صورت‌بندی کرد:
-
بازمهندسی اتوماسیون اداری
-
تغییر پلتفرم و معماری اتوماسیون اداری و تغییرات رابط کاربری
-
اتوماسیون اداری دیدگاه ابزار مدیریت کارها و پروژه‌ها
-
بهبود مدیریت جلسات در چرخه امور اتوماسیون اداری دیدگاه
-
اتوماسیون اداری همگام با میز خدمت الکترونیک
-
نفوذ تکنولوژی موبایل در سیستم اتوماسیون اداری چارگون
بازمهندسی اتوماسیون اداری چیست و چه لزومی دارد؟
نرم‌افزارها و سیستم‌های اتوماسیون اداری در ابتدا بر اساس مفاهیم مهندسی نرم‌افزار تولید می‌شود. در ادامه روند رشد، نرم‌افزار با عرضه به بازار و مطابق با خواست و نیاز مشتریان در فازهای پشتیبانی تغییرات و تحول زیادی می‌کند. تغییر اساسی در ساختار نرم‌افزارها بنیان دلایل و اهمیت بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند.
نرم‌افزاری که برای مدت ۱۰ تا ۱۵ سال در شرکت‌ها استفاده شده، بارها در طول زمان تغییر کرده، وفق داده شده و گسترش پیدا کرده است. این تغییرات در طول حیات نرم‌افزار باعث ناپایداری می‌شود. نرم‌افزار همچنان کار می‌کند؛ اما هر تغییر باعث ایجاد تاثیرات غیر قابل کنترلی در سایر قسمت‌های آن می‌شود. در نهایت این امر نرم‌افزار را غیر قابل نگهداری می‌کند. در چنین شرایطی نیاز است که با بازمهندسی نرم‌افزار حیات دوباره‌ای به او بخشیده شود.
نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
برای بازمهندسی نرم‌افزارها فرایندهای مختلفی ایجاد شده که طی آن عملیات بازمهندسی در چارچوب مشخصی انجام می‌شود. این فرآیندها در برخی از فازها با هم متفاوتند. اما معمولا تمامی آنها از یکسری اصول اولیه، تبعیت می‌کنند. مراحل بازمهندسی اتوماسیون اداری فازهای تقریبا مشترک در بین تمامی فرآیندهای مبتنی بر اصول بازمهندسی هستند.
تغییر پلتفرم و معماری اتوماسیون اداری و تغییرات رابط کاربری
اهمیت فریم ورک در یک مجموعه نرم‌افزاری همان داستان فونداسیون و اسکلت‌بندی در یک بنای ساختمانی است. هرچه ساختمان بزرگتر باشد، پی و زیرساخت مسنجم‌تر و بزرگتری باید برای آن تدارک دید. بنابراین تغییر پلتفرم و معماری اتوماسیون اداری در راستای افزایش کارایی و توسعه کمی و کیفی نرم‌افزارهای دیدگاه در پروژه زاگرس پیش‌بینی شده و در حال انجام است.
گام نخست چارگون تغییر معماری دیدگاه در پروژه زاگرس، ایجاد یک بستر مناسب و کاربرپسند برای نرم‌افزارهای دیدگاه بود. در این مسیر اولین سئوالی که مطرح شد این بود که کاربران دیدگاه از چه مانیتورها و در چه ابعادی استفاده می‌کنند؟
با مطالعه ترند جهانی مشخص شد طول عمر مانیتورهایی که نسبت طول به عرضشان ۴ به ۳ است، در حال اتمام است. نزدیک به ۱۳ درصد بازار در اختیار این مانیتورها و ۸۷ درصد در اختیار مانیتورهای عریض و بزرگ است. کاربران داخلی نیز فقط ۴ درصد از ترند جهانی عقب‌ترند. یعنی کاربران ایرانی تقریبا در زمینه بهره‌مندی از مانیتورهای عریض و بزرگ با بازارهای جهانی، برابری دارند. این اطلاعات مبنای اولین مرحله تغییرات نسخه زاگرس در رابط کاربری نرم افزارهای دیدگاه قرار گرفت.
اتوماسیون اداری دیدگاه ابزار مدیریت کارها و پروژه‌ها
نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف مدیریت پروژه و فعالیت‌ها و با رویکرد چابک تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.
در نسخه اول این نرم‌افزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیت‌های مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورک‌ها و متدولوژی‌های چابک، فعالیت‌ها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار می‌گیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرم‌افزار کارها، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن به‌گونه‌ای بود که بتواند انواع روش‌های مدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.
یکی از ویژگی‌های اساسی پروژه‌های چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژه‌ها ریسک نمایش همه فعالیت‌ها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمی‌توان از این ویژگی استفاده کرد. پروژه‌های محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت‌های تازه‌‌ای نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه اضافه شده که امکان مشاهده فعالیت‌ها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.
بهبود مدیریت جلسات در چرخه امور اتوماسیون اداری دیدگاه
ارزیابی‌های مختلف نشان می‌دهد که اولین آفت فرهنگ کاری در بسیاری از ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با کمترین بازدهی همراه هستند. برای بازدهی و مدیریت جلسات کاری با نرم‌افزار جلسات دیدگاه برپایه ابزارهای تعاملی ابزارهای مفیدی طراحی شده است.
نرم‌افزار جلسات از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه انجام فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند. این نرم‌افزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند . از زمینه گفتگوی مدعوین از پیش از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرم‌افزار فراهم شده است. برخی از امکانات شاخص این نرم افزار به شرح زیر است:
- پوشش کلیه مراحل جلسات و قرارها مانند دعوت از مدعوين
- مشخص نمودن دبير جلسه و انتخاب تقويم، هنگام تعريف جلسه
- جلوگیری از تنظیم جلسه همزمان در یک محل و جستجوی زمان مشترک
- ارائه دستور جلسات و تعیین و درج شماره سری، روی ملاقات و جلسات
- تعریف جلسات مشابه، به‌صورت روزانه و آرشیو جلسات
- جستجو در آرشیو جلسات و ملاقات، بر اساس فیلدهای اطلاعاتی
- افزودن فایل پیوست روی جلسات تنظیم شده
اتوماسیون اداری همگام با میز خدمت الکترونیک
طرح تکریم ارباب رجوع و تلاش برای ارائه خدمات کمی و کیفی به مردم در سازمان‌ها و ارگانهای دولتی به دغدغه مهمی در حوزه فناوری اطلاعات تبدیل شده است. پیشخوان ارباب رجوع؛ ابزاری در خدمت تحقق دولت الکترونیک را می‌توان ابزار مهمی در راستای تحقق مشتری‌مداری و تکریم ارباب رجوع دانست.
اول خرداد ماه 97 رئیس جمهور به منظور جلوگیری از تضییع حقوق شهروندان، تکریم ارباب رجوع و جلوگیری از سرگردانی مردم طی بخش‌نامه‌ای بر لزوم ایجاد ساختار میز خدمت برای حفظ حقوق شهروندی در نظام اداری تاکید کرد. دستور رئیس جمهور درباره میز خدمت الکترونیکی در قالب آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک و در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
اما میز خدمت الکترونیکی چیست و چگونه می‌تواند در تکریم ارباب رجوع موثر واقع شود؟ سامانه میز خدمت الکترونیک یا آنگونه که بعضی شرکت‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری آنرا «سامانه پیشخوان ارباب رجوع» می‌نامند، طبق این دستورالعمل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- اطلاع رسانی شفاف در مورد هر یک از خدمات ارائه شده در میز خدمت الکترونیکی و میز خدمت حضوری
- امکان اخذ درخواست خدمت از ارباب رجوع در قالب فرم های الکترونیکی
- امکان بارگذاری و ارسال الکترونیکی مدارک و مستندات مورد نیاز برای دریافت خدمت توسط ارباب رجوع
- انجام کلیه استعلامات و انجام فرآیندهای بین دستگاهی مورد نیاز برای ارائه خدمت
- قابلیت ارائه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی
- ارائه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست خدمت به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست خدمت و بازیابی
- امکان رجوع به سوابق اطلاعات خدمت ارائه شده
- امکان ارسال پیامک به منظور اطلاع رسانی مراحل پردازش درخواست خدمت به ارباب رجوع
- نظر سنجی الکترونیکی از ارباب رجوع در ارتباط با کیفیت خدمات ارائه شده در میز خدمت
میزخدمت الکترونیک و اتوماسیون اداری
ارائه خدمات به ارباب رجوع در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بخش مهم و حجیم فرآیندهای کاری را تشکیل می‌دهد. در مواقعی از سال نیز ترافیک کاری شدیدی در سازمان‌های پرمخاطب ایجاد می‌شود. اینکه چگونه خدمات آنلاین به ارباب رجوع هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد؟به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند که نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکرا انتخاب کنند.
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند. این خدمات الکترونیک بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش می‌دهد. تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود. مهمترین بخش این چرخه نیز امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری و ایجاد بستر شفافیت اطلاعات است.
نفوذ تکنولوژی موبایل در سیستم اتوماسیون اداری چارگون
چارگون از سال‌ها قبل بر روی ارائه نرم‌افزارهای سازمانی در پلتفرم موبایل با نام دیدگاه همراه تمرکز کرده است. ارائه خدمات خود در حوزه‌های مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی و راهکارهای مالی، لجستیک بر روی بستر همراه انجام شده است. دیدگاه همراه به کاربران دیدگاه کمک می کند بتوانند با سهولت بیشتری، فعالیت‌های روزانه خود را انجام دهند.
با افزایش قابلیت‌های جدید اپلیکیشن‌های دیدگاه همراه کاربرد دیدگاه همراه و اپلیکیشن‌های مختلف آن به سرعت در حال افزایش است. در نمونه آماری از یک بانک در کمتر از ۶ ماه در سال 96، بیش از ۳۷ درصد مشاهده نامه‌ها، از طریق دیدگاه همراه، صورت گرفته است. همین آمار در یک شرکت خصوصی برای ارجاع نامه‌های اداری نیز به سهم ۳۱ درصدی دیدگاه همراه اشاره دارد.
شرکت چارگون با بیش از ۲۳ سال سابقه در حوزه نرم‌افزارهای سازمانی یکی از ارائه دهندگان راهکار اتوماسیون است. برای آشنایی با امکانات سیستم اتوماسیون اداری چارگون می‌توانید به بخش راهکار اتوماسیون از منوی محصولات مراجعه کنید.
اتوماسیون اداری هوشمند در نسبت با RPA و هایپراتوماسیون
مقایسه سامانه اتوماسیون اداری هوشمند با RPA و هایپراتوماسیون در روند توسعه نرم افزارهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. نیازهای متفاوت فرایندی، اهمیت هماهنگی با فناوری‌های روز بیش از گذشته در سازمان‌ها نمایان کرده است. فناوری‌های جدیدی هم در بازار معرفی شده‌اند که توسط تحلیل‌گران و فروشندگان نرم‌افزار اتوماسیون توسعه داده شده‌اند. در نتیجه هنگام انتخاب سیستم اتوماسیون اداری، گزینه‌های بسیار زیادی وجود دارند. اتوماسیون اداری هوشمند،RPA و هایپراتوماسیون از این جمله هستند.
هدف اتوماسیون فرآیند رباتیک (Robotic Process Automation) بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان‌ها است. RPA یک فناوری نوظهور است که با استفاده از آن می‌توان وظایف تکراری با حجم زیاد اما کم ارزش را به صورت خودکار انجام داد.
این فناوری از ربات‌ها یا فرایندهای رباتیک استفاده می‌کند که به عنوان عوامل نرم‌افزاری تعریف شوند. یعنی ربات‌ها دقیقاً مانند یک شخص با برنامه‌ها تعامل دارند. بدون تعریف رابط های برنامه نویسی خاص، یک تحلیلگر فرآیند می‌تواند تعیین کند که یک فرآیند از کدام بخش‌های برنامه استفاده کند. در معماری فرایند رباتیک، ربات به نحوی طراحی می‌شود که تغییرات را طبق مجموعه‌ای از قوانین اجرا کند.
اتوماسیون اداری هوشمند در نسبت با RPA و هایپراتوماسیون این تغییرات را در سیستم‌های مختلف پیاده‌سازی می‌کند. به نحوی که همه چیز در زمان واقعی پیگیری شود. در این چشم‌انداز، اتوماسیون هوشمند در آینده نه چندان دور سازمان‌ها و صنایع بزرگ را به لحاظ نحوه مدیریت کسب و کار متحول خواهد کرد.