برای افزایش بهره‌وری سازمان با نظام پیشنهادات و مشارکت کارکنان در تصمیم‌گیری‌‌های مدیریتی راه‌حل‌های موثر و کم‌هزینه‌تری ایجاد می‌شود.
امروزه که رقابت بسیار زیادی بین جوامع مختلف برای دستیابی به جدیدترین فن‌آوری‌ها، با صرفه‌ترین منابع و مجرب‌ترین نیروهای انسانی وجود دارد، منابع انسانی خلاق، نوآور، کارآفرین و صاحبان اندیشه‌های نو به مثابه با ارزش‌ترین سرمایه‌های سازمانی شناخته می‌شوند. همین ویژگی‌ها سبب شده تا مدیران و تصمیم سازان سازمان‌ها با اتکا به لزوم افزایش مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌های کلان به سمت ساختارهای سازمانی جدید و بهره‌برداری از این ایده‌ها و خلاقیت‌ها روی بیاورند.
نظام پیشنهادات، فرآیندی است كه می‌توان با بکارگیری آن، از فكر و اندیشه كاركنان برای شناسایی مسـائل و حـل آنها بهره گرفت و این تفکرات را تا بالاترین سطوح تصمیمات مدیریتی پیش برد. این ابزار در واقع، تلاشی برای افزایش روحیه همگرایی و مشارکت کارکنان و ارج نهادن به ایده‌ها و نظرات آنها برای تحول آفرینی در سازمان‌هاست.
بنابراین مهمترین هدف نظام پیشنهادات را می‌توان ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی دانست.
از نتایج ایجاد فضای مشارکتی در سازمان برای افزایش بهره‌وری سازمانی را می‌توان به ایجاد محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان، تقویت فرهنگ مشارکتی و حس تعلق سازمانی، گسترش حوزه تفکر، نهادینه کردن بهبود مبتنی بر تغییر، همراه‌سازی اهداف فردی و سازمانی و مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها اشاره کرد.
پوشش دادن مکانیزه به فرآیندهای کسب نظرات مطابق با آیین‌نامه‌های نظام پیشنهادات در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف، انجام این فرآیندها را بهینه‌تر کرده و دستیابی به بهترین نتیجه را با کمترین هزینه ممکن می‌سازد.
حوزه‌های عملکردی نرم‌افزارهای نظام پیشنهادات با رعایت موارد زیر بهبود می‌یابد:
مکانیزه کردن فرآیندهای ثبت پیشنهادات
مکانیزه کردن بخش‌های مختلف فرآیند ثبت پیشنهادات از تعریف موضوعات و دسته‌بندی پیشنهادات گرفته تا تعیین دستورالعمل‌های اجرایی و تعریف الگوی کدرهگیری به تسهیل و مشارکت حداکثری کارکنان در ارائه نظرات و پیشنهادات منجر می‌شود.
اعلام فراخوان پیشنهاد و مشاهده و اطلاع‌رسانی پیشنهادهای مشابه از طریق سیستم این حس را در میان کارکنان ایجاد می‌کند که به ایده‌ها و افکارشان اهمیت داده می‌شود و سازمان، دیدگاه صرفا مکانیکی نسبت به کارکنان ندارد و خلاقیت آنها را ارج می‌نهد. امکان پیگیری وضعیت پیشنهادات درسطوح مختلف از طریق فرآیند و نرم‌افزار نظام پیشنهادات ضمن امکان رفع نواقص احتمالی پیشنهادات، جدی بودن سازمان را در بکارگیری ایده‌های کارکنان نشان می‌دهد.
پشتیبانی فرآیندهای ارزیابی پیشنهادات متنوع در سازمان‌ها
به دلیل تنوع در کسب‌وکار و ساختار اداری سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف، فرآیندهای متنوعی نیز در نظام پیشنهادات تعریف شده است؛ بنابراین مکانیزه کردن این فرآیندهای متنوع از طریق نرم‌افزارهای غیرمنعطف همواره این خطر را در سازمان ایجاد می‌کند که با تغییر فرآیندهای پیشنهادات نرم‌افزار نظام پیشنهادات مورد استفاده، جوابگویی لازم را به نیازهای سازمان نداشته باشد و صرف زمان و هزینه ایجاد تغییرات در بسترهای نرم‌افزاری را به سازمان تحمیل کند.
با بهره‌مندی از فرآیند نظام پیشنهادات پس از ایجاد بستر اصلی دریافت پیشنهادات، شفاف‌سازی درباره معیارهای ارزیابی یک پیشنهاد، توضیح دلایل رد آن و همچنین تعریف انواع فرآیندها برای ارزیابی، روند محقق شدن اهداف این نظام در سازمان شکل می‌گیرد و در طول زمان با بهره‌گیری از ابزارهای مختلف نرم‌افزاری ارزیابی و امتیازدهی پیشنهادات در کمیته‌های مختلف، جامه عمل می‌پوشند.
ارزیابی ویژه پیشنهادات در کمیته‌های تخصصی
تلاش سازمان‌ها برای ترغیب کارکنان به فعالیت‌های جمعی و مشارکت‌های درون سازمانی، اهمیت ارزیابی به عنوان بخش مهم فرآیند نظام پیشنهادات را نشان می‌دهد. نظام پیشنهادات این امکان را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد تا با راه‌اندازی انواع کمیته‌های تخصصی همراه با تعیین اعضا و تعریف نقش هریک از آنها، فضای تعاملی و مشارکتی میان کارکنان خود درباره بررسی هر پیشنهاد به بهترین وجه ممکن، ایجاد کنند. ارسال پیشنهادها به کمیته تخصصی مربوطه، ارجاع دوباره آن به سایر کمیته‌ها و در نهایت، پیاده‌سازی فرآیند گردش پیشنهاد و بررسی آن توسط تیم کارشناسی سازمان، زنجیره تعاملی میان کارکنان سازمان را تکمیل می‌کند.
سهولت دسترسی کارکنان لایه‌های مختلف سازمان به ابزارهای نرم‌افزار نظام پیشنهادات
دسترسی‌های آسان کاربران حتی در صورت خارج بودن از سازمان به نرم‌افزار پرسنلی زمینه ارائه پیشنهاد از طریق بخش پیشخوان و ویرایش آن، پیوست کلیه مستندات به فرم‌های ارائه پیشنهاد و دسترسی به آرشیو پیشنهادات شخصی فراگیری نظام پیشنهادات را در سازمان افزایش می‌دهد و چرخه تعامل مدیران و کارکنان را همواره متصل نگه می‌دارد و اجاز می‌دهد تا نیروی انسانی در هر زمان و با فراغ بال نسبت به مسائل سازمانی و ارائه راهکاری برای آن اندیشه کند.
تاثیرگذاری عملکرد کارکنان در نظام جبران خدمات و پاداش عملکرد
انگیزه‌بخشی به کارکنان سازمانی یکی از روش‌های مدیریتی برای حفظ پویایی و چابکی سازمان است. در یک فرآیند بهینه نظام پیشنهادات برای ترویج خلاقیت، راهکارهایی برای تعیین معیارهای مشخص امتیازدهی و سازوکار مناسب برای محاسبه امتیازها در حقوق و یا به عنوان پاداش برای فرد پیشنهاددهنده، درنظر گرفته شده است. این شیوه تشویقی و ترغیبی در صورت تحقق پیشنهادات سازنده به الگویی قابل تکثیر در کل سازمان و برای همه اعضا تبدیل خواهد شد.
مقالات مرتبط
سامانه جامع مدیریت منابع انسانی و درس‌های کرونا
چگونه یک ارزیابی عملکرد عالی انجام دهیم؟
اصول مدیریت منابع انسانی در قرن جدید چیست؟
مزیت یکپارچگی نرم افزار حضور و غیاب با نرم‌افزار حقوق و دستمزد
اهمیت ارزیابی عملکرد و روش‌های جدید سنجش کارکنان
ارزیابی عملکرد در سازمان ترکیبی (هیبریدی) چگونه است؟
ثبت‌نام در وبینار رایگان مدیریت منابع انسانی در پساکرونا
