نرم‌افزار BPMS با قابلیت‌هایی که برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌دهد یکی از استراتژیک‌ترین ابزارها برای دورکاری است.
با نگاهی درست، دورکاری برای صاحبان بنگا‌های اقتصادی و کارمندان، شرایطی برنده-برنده است. سازمان‌ها به دلایل گوناگون از جمله کاهش هزینه‌های جاری، رضایت کارکنان و استفاده از ظرفیت منابع انسانی کارآمد باید استراتژی مشخصی برای دورکاری کارکنان خود تدوین کنند. در صورتی که این شرایط در سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی فراگیر شود، کشور به سمت تمرکز‌زدایی پیش‌می‌رود و از مهاجرات افسار گسیخته به سمت شهرهای بزرگ با هدف یافتن شغل مناسب، جلوگیری می‌شود.
در یک نگاه کلی، کاهش هزینه‌های مرتبط با انرژی و استهلاک تجهیزات، کاهش هزینه‌های حمل و نقل و جلوگیری از اتلاف زمان در مسیرهای پُر ترافیک برای کارکنان، اولین آورده‌های دورکاری است. نتیجه اصلی دورکاری؛ اما رضایت کارکنان و صرف انرژی بیشتر برای کار است که به سودآوری‌های سازمان‌ها نیز منتج می‌شود.
با وجود همه این مزیت‌ها و شرایط بردـ برد، موانع و به عبارت بهتر، ابهاماتی در این سبک کاری وجود دارند که از حرکت جدی شرکت‌ها به سمت دورکاری کارکنان جلوگیری می‌کنند.
چالش‌های دورکاری با ابزار سنتی
اولین ابهام، عدم وجود سامانه نرم‌افزاری برخی از فرآیندها جاری در شرکت است. معمولا به واسطه حضور افراد در محل نیاز به نرم‌افزار برای این فرآیندها در سازمان‌ها به طور ملموس احساس نمی‌شود؛ اما شرایط دورکاری بدون چاره‌اندیشی برای این جنس از فرآیندهای کسب و کار میسر نخواهد شد.
تنوع این فرآیندها می‌تواند مدیران فناوری اطلاعات را نسبت به تعدد سامانه‌های نرم‌افزاری مورد نیاز و هزینه‌های پشتیبانی آنها نگران کند. در چنین شرایطی، کامل‌ترین راه‌حل نرم‌افزاری استفاده از یک BPMS ( نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار) است. در شرایط حضور کارکنان در محل کار، مدیران این امکان را دارند تا با روش‌ها و ابزارهای سنتی بر اجرای درست فرآیندهای کسب و کار سازمان نظارت و کنترل داشته باشندُاما در شرایط دورکاری نرم‌افزار BPMS این زیرساخت را با کمترین هزینه برای بنگاه‌های اقتصادی فراهم می‌کند.
BPMS راه‌حلی قدرتمند و هزینه اندک
زمانی که قرار است ساختار دورکاری در یک سازمان مستقر شود، روش‌های سنتی، دیگر جوابگو نخواهند بود. یک BPMS مناسب، امکاناتی را در اختیار مدیران و مالکان فرآیند قرار می‌دهد تا بی‌نیاز از حضور افراد از نحوه انجام فرآیندهای سازمانی آگاه شوند و در صورت وجود انحراف از شاخص‌های ارزیابی عملکرد نسب به رفع آنها اقدام کنند.
در شرایط حضور در شرکت پیگیری کارها به واسطه دیدارهای پیاپی به صورت ناخودآگاه صورت می‌پذیرد؛ اما این امکان در زمان دورکاری فراهم نیست. در صورتی که سازمان برای مکانیزه کردن فرآیندها خود از یک نرم‌افزار BPMS با امکانات مناسب استفاده کند این امکان را خواهد داشت تا علاوه بر تعریف درست کارها و سر رسیدهای زمانی، قوانین تخطی از زمانندی تعریف شده را نیز تعیین کنند.
این موضوع به مدیران سازمان‌ها اطمینان می‌دهد که ابزارهای نظارتی ایشان مستقل از تعاملات و مدیریت انسانی همچنان در شرایط دورکاری، پابرجا هستند.
دورکاری مانند بسیاری رویکردها در سازمان نیاز به تمرین و تکرار، آموختن و اصلاح داردبنابراین فرآیندها در زمان دورکاری دائما یا درحال یازتعریفندو یا نیاز به بازنگری و بهبود مستمر دارند.
مزایای BPMS در دورکاری
یکی از بزرگترین مزیت‌هایی که نرم‌افزار BPMS برای سازمان‌ها فرآهم می‌آورد سرعت واکنش نسبت به بهبود و اصلاح فرآیندهای کسب و کار است.
سازمان‌ها با بکارگیری یک BPMS قدرتمند می‌توانند شرایطی را فراهم کنند تا زمانی که نیاز به تغییر در فرآیندهای سازمانی احساس شد بدون نیاز به پیمانکاران نرم‌افزاری، با صرف کمترین هزینه و بدون نگرانی بابت از دست دادن سابقه نمونه فرآیندهای جاری و پایان یافته، اصلاحات خود را اعمال کنند و نسخه جدیدی از فرآیندها منتشر کنند.
مزایای استفاده از نرم‌افزار BPMS در زمان دور کاری از زاویه دید کارکنان و پرسنل سازمان نیز قابل توجه است. اینکه می‌توانند ورودی‌های کاری خود در یک بستر داشته باشند، حجم کارهایی که انجام می‌دهند را اندازه گیری کنند، ابزارهایی برای مدیریت کارهای خود بر اساس اولویت‌ها در اختیار داشته باشند به ایشان آسودگی خاطر می‌دهد تا در زمان دورکاری نگران پاسخگویی به صاحبان فرآیند و مدیران نباشند.
دورکاری فارغ از اینکه در سازمان‌ها یک ضرورت باشد یا یک رویکرد برای بهره‌وری و سودآوری، همانقدر که نیاز به فرهنگ دارد نیاز به ابزارهای مناسب دارد. یک BPMS با قابلیت‌هایی که برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌دهد یکی از استراتژیک‌ترین ابزارها برای دورکاری است.
ناگفته مشخص است اگر قرار باشد نرم‌افزار BPMS بتواند رسالت خود را در تحقق رویکرد دورکاری در بنگاه‌های اقتصادی محقق کند باید از استانداردهایی برخوردار باشد. کارتابل و قابلیت‌های کارپرسند، امکان پیگیری کارها، پشتیبانی از رخدادهای BPMN و نسخه‌پذیری، حداقل‌های لازم برای این مهم است.
درخواست دموی نرم‌افزار BPMS دیدگاه
