چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟

BPMN چیست؟

BPMN که مخفف عبارت Business Process Modeling and Notation است، به مجموعه‌ای از نمادها گفته می‌شود. که برای مدل سازی فرآیند‌ های کسب و کار کاربرد دارند.

مجموعه‌ای از نمادهای گرافیکی که با استفاده از آن‌ها می‌توانید عوامل تشکیل دهنده یک فرآیند را ترسیم کنید.

BPMN کار را برای طراحان فرآیند کسب و کار تسهیل می‌کند. در واقع باعث می‌شود شرایط و عوامل ذیل برای ایشان به راحتی صورت بگیرد.

• ارتباط بین ذینفعان فنی و غیر فنی در خصوص فرآیندهای کسب و کار.
• از بین بردن شکاف‌های موجود در درک و دانش ذینفعان مختلف نسبت به فرآیندهای کسب و کار.
• نمایش دیجیتالی فرآیند در بستر نرم‌افزاری.
• بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار با تسهیل تجسم ناکارآمدی‌ها و گلوگاه‌ها.

 

چرا باید از علامت‌گذاری استاندارد برای مدل سازی فرآیند استفاده کرد؟

بسیاری از شرکت‌ها از این مسئله مهم آگاهی کافی را ندارند، که شکاف‌های دانش بین نیروهای سازمان در بخش‌های مختلف، فرآیندهای موقت و شیوه‌های ناکارآمد کسب و کار می‌توانند باعث شکست سازمان در انجام پروژه‌ها و ارائه محصولات و خدمات شوند. این همان جایی است که مدل سازی فرآیند می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا گردش کار داخلی خود را برای یافتن گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها، تعریف و مصور کنید.

با این حال پیش از این که شروع به ترسیم فرآیند بر روی کاغذ و یا مدلساز‌ها کنید، مهم است استانداردی برای ترسیم فرآیندها در نظر بگیرید. انتخاب استاندارد و قوانین مشخص نمادگذاری مناسب، کلید ایجاد ارتباط بین همه ذینفعان در هر فرآیند سازمانی است. شما باید در نظر داشته باشید که یک مجموعه نماد و استاندارد مدل سازی را مطابق با شرایط زیر انتخاب کنید.

قابل درک توسط همه ذینفعان باشد.

مشکل سنتی هنگام استفاده از نمادگذاری غیر استاندارد مدل‌سازی فرآیند‌ها این است که، اگرچه نمادها ممکن است یکسان باشند، اما ذینفعان تمایل دارند که تفسیرهای خود را از هر نماد انجام دهند. این امر منجر به ادراک متفاوتی از یک فرآیند می‌شود و شرکت شما را دچار اختلاف نظر می‌کند. استفاده از یک مجموعه علامات استاندارد که تعریف کاملا مستند داشته باشند، درک فرآیند را تسهیل می‌کند و منجر به درک مشترک از گردش کار می‌شود. این درک مشترک زمینه‌ لازم برای رفع خطاها و بهینه‌سازی فرآیندها ایجاد می‌کند.

توسط کاغذ و توسط نرم‌افزار مدل‌ سازی فرآیند قابل ارائه باشد.

نمادهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار نه تنها باید ارتباط بین کاربران حوزه‌های مختلف کسب و کار را تسهیل کند، بلکه باید زبان مشترکی را برای کاربران فنی و غیرفنی فراهم کند. تیم کسب و کار که لزوما تخصص حوزه فناوری اطلاعات را ندارد، باید بتواند فرآیندهای سازمانی خود را روی کاغذ ترسیم کرده و به متخصصان حوزه فناوری اطلاعات و برنامه‌نویسان تحویل دهد تا ایشان بدون از دست دادن معنی و جزئیات فرآیند آن‌ها را به صورت دیجیتال در نرم‌افزارهای مدلسازی ترسیم کنند.  مجموعه نمادهای مدل‌سازی ای که برای هر نماد یک تعریف مشخص یا به عبارت دیگر کد مشخص داشته باشند، برای تبدیل آنچه روی کاغذ ترسیم شده به یک فرآیند مکانیزه، ایده‌آل هستند.

بین نرم‌افزارهای مدل سازی فرآیند قابل جابجایی باشد.

بسیاری از شرکت‌ها چندین ابزار مدل‌سازی فرآیند را اجرا می‌کنند به ویژه شرکت‌هایی که دارای چندین بخش مستقل هستند یا اینکه از ERP استفاده می‌کنند. این امر می‌تواند هنگام مستندسازی و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار درسازمان مشکل ایجاد کند. بنابراین انتخاب یک استاندارد مدل‌سازی فرآیند به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای یکپارچه را از برنامه‌ای به برنامه‌ی دیگر منتقل کنید.

چرا باید BPMN را برای مدل‌ سازی فرآیند انتخاب کرد؟

انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده از BPMN 2.0 آن را برای استفاده در قسمت‌های مختلف سازمان ایده‌آل می‌کند. در ادامه چند دلیل را بیان می‌کنیم که BPMN را به بهترین انتخاب برای مدل سازی فرآیند تبدیل می‌کند.

BPMN ارتباط بین تیم‌های مختلف یک کسب و کار را تسهیل می‌کند.

بیشتر مشاغل به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود رضایت مشتری هستند. سازمان‌ها برای تحقق این اهداف روش‌های متعددی را انتخاب می‌کنند. یکی از مهمترین ابزار‌ها برای حصول اهداف مورد اشاره توجه و تحلیل فرآیندهای سازمان است. اصلاح و بهبود فرآیندهای سازمانی می‌تواند مستقیم یا غیر مستقیم منجر به کاهش هزینه، افزایش بهره‌وری و بهبود رضایت مشتریان شود.

اولین گام برای بررسی فرآیندهای سازمانی مستند نمودن آن‌ها است. برای اینکه مستند تهیه شده برای هر فرآیند همه ذینفعان را به ادارک مناسبی برساند، از مدلسازی استفاده می‌شود. BPMN به دلیل استاندارد بودن این امکان را فراهم می‌کند که ادراک متفاوتی از فرآیند بوجود نیاید.

 

دانلود کتابچه معرفی نمادهای BPMN

 

شرکت‌هایی که از ابزارهای مدل‌سازی فرآیند برای شناسایی و رفع مشکلات ناشی از تفاوت‌ دانشی بین همکاران خود استفاده می‌کنند، می‌توانند در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنند. در این شرایط نه تنها هر فرآیند به طور دقیق نشان داده می‌شود بلکه همه ذینفعان ابزارهایی برای برقراری ارتباط در مورد چگونگی بهبود فرآیندهای تجاری دارند. این امر زمینه را برای یک استاندارد واحد برای طراحی فرآیند در کل شرکت ایجاد می‌کند. اکنون هر ذینفع می‌تواند ببیند که چگونه همه افراد وظایف خود را برای اجرای یک فرآیند و تحقق یک ارزش مشترک انجام می‌دهند.

شرکت‌هایی که BPMN را به عنوان استاندارد مدلسازی در سراسر شرکت خود پذیرفته‌اند، هزینه‌ها را کاهش می‌دهند و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.

BPMN 2.0 نرم‌افزارپسند است.

BPMN برای پاسخگویی به تقاضای بزرگ امروز، یعنی استفاده در صنایع مختلف و طیف وسیعی از نرم‌افزار BPMS، تکامل یافته است. برای استفاده دیجیتال BPMN برای هر عنصر یک تعریف XML ارائه شده است. زبان XML خواندن مدل BPMN برای نرم‌افزارها را ممکن می‌سازد. این مهم هم در اجرای فرآیند و هم در شبیه‌سازی فرآیند کاربرد دارد.

هر چند که OMG مسئولیت استاندارد سازی BPMN را به عهده دارد اما هیچ نهادی مالک سیستم BPMN نیست. بنابراین مشاغل می‌توانند از آن برای هر هدفی آزادانه استفاده کنند و فرآیندهای سازمانی خود را بین برنامه‌های مختلف جابجا کنند.

BPMN2 از طرف ISO مورد تایید است.

شاید مهم‌تر از همه، سازمان استاندارد بین المللی ISO) BPMN) را به عنوان وسیله‌ای برای استانداردسازی فرآیندها در بازار جهانی برگزیده است.

BPMN2 در حال حاضر به هزاران شرکت اجازه داده است تا فرآیندهای خود را مستند کنند، آن‌ها را تحلیل کنند، فرآیندها را به منظور بهبود اصلاح کنند.

 

مقاله‌های مرتبط:

هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

 

 

درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه